Le 7 Regole d'Oro per Farti Rispondere alle E-Mail

25 Marzo 2016   12:43  

Perché alcune mail non ricevono mai risposta? Lo spiega, dati alla mano, 'Boomerang' sul suo sito. Il famoso portale di gestione della posta ha analizzato tutte le mail inviate per conto dei suoi utenti, individuando sette regole che assicurano un'alta responsività.

Scrivi come un ragazzino di terza elementare

Le email scritte come farebbe un ragazzino di terza elementare sono le migliori. Hanno, infatti, un tasso di risposta del 53%, staccando di molto quelle che prevedono un linguaggio universitario. Una regola generale potrebbe, quindi, essere di usare parole semplici in frasi molto brevi. E' ovvio che tutto dipende dal contesto. Se state scrivendo una mail in cui discutete della tesi di dottorato con il vostro relatore, probabilmente avrete bisogno di tutte le parole che ricordate. D'altro canto, però, se state solo discutendo di calcio con un collega, non usate termini con più di quattro lettere.

Non essere neutrale

Il tono conta quanto il messaggio. Le email con termini moderatamente positivi o moderatamente negativi ottengono tra il 10% e il 15% in più di risposte rispetto a quelle completamente neutrali. Attenzione, però, a non eccedere con l'allegria o a non essere apertamente ostili: entrambi i casi non pagano.

Sii breve, ma non troppo

Tra le 50 e le 125 parole: questa la giusta misura per un'email. Qualche parola in più non farà davvero la differenza, ma andando oltre le 2000 rischierete l'oblio. Lo stesso risultato si ottiene con quei messaggi di posta che si attestano sui 25 termini medi. Essere troppo concisi non paga. Da non fare assolutamente: mail con solo l'oggetto come testo.

Scrivi poco (ma davvero poco) nell'oggetto

Il presupposto è che il campo 'Oggetto' va sempre compilato. Riceve una risposta solo il 14% dei messaggi privi di un oggetto. In particolare, bisogna essere esaustivi, chiari e immediati. Ma anche brevi. Tre o quattro parole, magari anche qualcuna in più, ma il tasso di responsività scende gradualmente che aggiungete parole all'oggetto.

Se hai domande, falle

Il numero delle domande influisce positivamente sulle probabilità di risposta ai messaggi di posta. Fino a tre domande, l'appeal della mail sale tanto che una su due riceve risposta. Attenzione a non andare oltre, bombardando di domande il destinatario.

Sii te stesso

Basta con i messaggi oggettivi. Le mail che contengono l'opinione di chi scrive sono quelle che ricevono maggiori risposte. Anche qui il contesto conta molto.

Presta attenzione all'orario

Prima mattina e pranzo sono gli orari migliori, da evitare il pomeriggio e la fascia di metà mattina.


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