Come aumentare e migliorare la produttività

Quando si parla di lavoro in ufficio, uno dei temi principali riguarda sicuramente la produttività che è strettamente legata all’organizzazione e all’efficienza. Fare di più, in fretta e con meno risorse è un diktat se anche tu lavori in un ufficio. Studiare un sistema organizzativo è quello che ci vuole per riuscire a gestire il carico di lavoro quotidiano, gli impegni e le richieste di clienti e colleghi. Per migliorare la produttività tramite l’organizzazione, puoi sostanzialmente agire su tre fattori cioè tempo, spazio e mindset. Per capire come, basta seguire questa guida.

Organizzare il tempo

Per migliorare la produttività, inizia dall’organizzazione del tempo. Ti renderai conto che gran parte della giornata la sprechi in attività poco importanti che possono sembrare urgenti ma in realtà non lo sono, come per esempio rispondere al telefono o alle e-mail invece che portare avanti i progetti sulla scrivania. 

Per evitare le distrazioni, crea delle sezioni di tempo. In alcune lavori, in altre ti concedi una pausa mentre in altre ancora controlli le e-mail. Infatti, puoi decidere di controllare la posta elettronica solo due volte al giorno e ignorarla per il resto della giornata, dedicandoti ad altre attività evitando di perdere la concentrazione. Anche per il rifornimento dei materiali dell’ufficio Deve fare una sezione precisa per evitare le distrazioni e occupare troppo tempo. Ricorda che la carta all'ingrosso la trovi anche su internet.

In merito a quanto appena detto, concediti delle pause regolari durante la giornata, magari sempre alla stessa ora fino a quando diventa un’abitudine. Rendi più efficienti anche le riunioni e le conference call dedicando loro solo il tempo strettamente necessario perché spesso ci si dilunga eccessivamente.

Organizzare lo spazio 

Anche l’ambiente di lavoro gioca un ruolo essenziale nel migliorare la produttività e la concentrazione. La mente non si concentra se ci sono eccessivi stimoli esterni. Se di fronte ai tuoi occhi ci sono troppe cose, rischi di distrarti perciò riordina e tieni solo lo stretto indispensabile come il computer, l’agenda e una penna. Tutto il resto, va messo all’interno dei cassetti e tirato fuori solo nel momento del bisogno.

L’organizzazione dell’ambiente è importante per la produttività e degli ultimi studi pare che una luce fredda dal colore blu aiuti a mantenere la concentrazione, ricordando che la luce naturale è preferibile.

Organizzare il mindset

Quando si parla di mindset, si fa riferimento ha una struttura mentale che aiuta la concentrazione. Devi avere la giusta predisposizione mentale e devi metterti nell’ordine delle idee di essere produttivo. Si tratta di entrare in modalità no – distrazioni. Un buon sistema è quello di usare il time boxing cioè dividere il lavoro in sezioni di tempo, finite le quali ci si può concedere un box, cioè una certa quantità di minuti, di pausa.

Con la pianificazione si può predisporre il da farsi durante la giornata e suddividere le attività più lunghe in sottogruppi più piccoli che sembreranno quindi più facilmente gestibili.